Bir Etkinlik Nasıl Planlanır?

Herhangi bir sebep dolayısıyla insanların bir araya gelmelerini sağlayan etkinliklerin nasıl planlanması gerektiği oldukça deneyim ve tecrübe isteyen bir konudur. Bir organizasyonda dağıtılacak ikramların ne türde olması ya da ne kadar dağıtılması gerektiği gibi sorular insanın her zaman kafasını karıştırmıştır. İşte tam da bu noktada kurumsal yemek firmalarından profesyonel destek almak işinizi oldukça hafifletir, böylelikle etkinliğinizin planlanması ve özellikle ikramlıkların dağıtılması hakkında detaylı, uzun uzun düşünmenize gerek kalmaz.

Etkinlik Planlarken Dikkat Etmeniz Gerekenler:

1.       Etkinliğin teması

2.       Bütçe

3.       Katılımcılar

4.       Organizasyon süresi

5.       İkram çeşitleri

1.    Etkinlik Teması

Etkinliğinizi planlamanın ilk adımı somut bir amaç ve hedefler belirlemektir. Öncelikle etkinliği ne için düzenlediğinizi ve etkinliğin kapsamını ayrıntılı bir şekilde belirlemeli ve ortaya tematik bir şeyler çıkartmalısınız. Etkinliğin tematik alanın belirlenmesi bütçeden ikramlıklara kadar çok geniş ölçekte organizasyonun akışını belirleyen unsur olacaktır.

2.    Etkinlik Bütçesi Nasıl Belirlenir?

Etkinliğinizin bütçesinioluşturmak, bir etkinlik planlamanın en önemli kısımlarından biridir. Birçok harika etkinlik fikri, planlamaya başlamadan önce bütçe göz önünde bulundurulmadığından dolayı iptal edilebilir ya da konsept tamamen değiştirilebilir. Bu yüzden gerek temayı belirlerken gerekse organizasyonun diğer içeriği planlanırken her zaman bütçenizi doğru ve oturaklı bir şekilde planlamaya özen gösterin.

3.    Etkinliğin Katılımcıları Ne Kadar Olmalı?

Bir organizasyonun en temel unsuru etkinliğin katılımcılarıdır. Temanızı ve bütçenizi ayarladıktan sonra katılımcı sayısı bir sonraki belirleyici unsurdur. Bir düğün, doğum günü ya da iş toplantısı için katılımcılar aynı olmayacaktır. Etkinliğinizin katılımcılarını belirlerken ne kadarlık bir kitleyi kontrol edebileceğinizi her zaman göz önünde bulundurun.

4.    Organizasyon Süresi

Bir organizasyonun süresi ile ikramlıklar ve diğer planlanan mekân süresi kesinlikle senkron olmalıdır. Etkinlik için belirlediğiniz süre ile yaptığınız diğer ayarlamalar aynı olmazsa misafirlerinizin gözünde kötü bir imaj çizebilirsiniz. Bunun için ideal etkinlik süresi şu şekilde olmalıdır:

Kurumsal:

·         Ofiste açık büfe kahvaltı: 1 saat

·         Ofiste açık büfe öğle yemeği: 1 saat

·         Coffee break: 20 dakika

·         Happy Hour: 1 saat

·         Kokteyl: 2 saat

·         Kokteyl Prolongé: 3 -4 saat

Bireysel:

·         Doğum günü partisi: 2 saat

·         Nişan kutlaması: 3 saat

·         Nikah yemeği: 3 saat

5.    Bir Etkinlikte İkram Çeşitleri Ne Kadar ve Nasıl Olmalı?

Bir etkinlikte dağıtılan ikram çeşitleri aslında o etkinliğin prestijinde ve kendinden söz ettirmesinde en büyük rolü oynar diyebiliriz. Etkinlikte dağıttığınız alkollü ya da alkolsüz içecekler ya da ara sıcaklar, yemekler, atıştırmalıklar o etkinliğe ne kadar önem gösterdiğinizi gözler önüne serer. Bununla berber bütçenizin büyük bir kısmının da buraya gideceğini rahatlıkla söyleyebiliriz.

Bu aşamada konseptiniz doğrultusunda masada servis veya açık büfe seçimi yapmanız gerekir. Ayrıca, menü içeriğini belirlerken mevsim önemli bir faktör oluşturur. Yaz aylarında salata gibi hafif ve soğuk aperitifler ilgi görürken, kış aylarında sıcacık volovan ve kruvasanlar daha revaçta olur. Seçim konusunda zorlanırsanız alanında uzman ve tecrübeli firmaların hazır etkinlik catering setlerinden faydalanabilirsiniz.

Etkinliklerde genellikle tuzlu atıştırmalıklar tatlı atıştırmalıklardan daha fazla tercih edilir bu yüzden siz de etkinliğinizde 9 – 12 arası tuzlu çeşidi ve 4 – 6 arasında da tatlı çeşidi belirleyebilirsiniz. Bu çeşitlerin ne olduğu da tamamen etkinlik konseptinize göre değişir.